小菅です。

書類って、
いつの間にか溜まっていきません?

気が付いたら、
机に山のように積み重なってたり。
書類で机の3分の2が埋まってたり。

 

「やべ、片付けなきゃ」と思って片付けても、
しばらく経つとまた同じ状況になって。

まぁ、これでも問題ないかな…
と諦めたりするんですよね。

 

でも、出来るなら、
机の上も片付けておきたいし、
書類を整理しておきたい。

今日は、それを可能にする
書類整理のテクニックを伝授します。

 

会社でも家でも使える!単純&便利な書類整理のテクニック

書類整理のテクニック

「作業スペース確保のために片付けをしておくことが重要だ」
ということを以前お話ししました。
机の上にはできるだけ何も置かないことが大切

これはもちろん、
書類にも当てはまります。

なので、机の上や部屋が
書類で埋まっているという方は

この方法で
サクッと整理整頓しておくことを
おすすめします。

 

会社では、仕事上の書類が
どんどん溜まっていきます。

仕事で忙しいからと、
書類整理を後回しにしていませんか?

また、家でも領収書・レシートを始め、
家電の取扱説明書や契約書、学校のプリントなど。

何もしていないと、
書類・紙類が日々、どんどん溜まっていきます。

 

あなたはどんなふうに片付けていますか?

もし、上手く書類整理できないからと
溜めてしまっていると――

必要な時になっても、
見つからない、ということが起こります。

書類を読んだり使ったりする前に
探さなければいけなくなる。

 

それが続くと、時間のムダを生みます。

1回2回ならともかく、
毎回書類を探すのに1分以上かかるなら、
今日これから、早速片付けて下さい。

一度整理して、それから
特定のルールに従って書類整理するようになれば、
以後、「探す」という
無駄な工程を省くことができます。

 

単純&簡単な書類整理のやり方って?

書類整理のテクニックと言えば様々ありますが、
単純なルールをいくつか取り入れるだけでも
普通に片付けることが出来ます。

複雑に考えるから、面倒くさくなって
ついやらなくなるものなんですよ。

 

だから単純に考えて下さい。

たった3つのことを取り入れるだけで、
本当に簡単に片付くものなんです。

 

書類整理のルールは3つだけ。

  1. 目的をはっきりさせて、必要ないものは捨てる
  2. カテゴリ分けして収納しておく
  3. 見出しを付けてシンプルに整理しておく

 

それぞれの項目を解説していきます。

1.目的をはっきりさせて、必要ないものは捨てる

書類を整理する際に
まず考えておくべきなのは、目的です。

その書類や領収書はどうして取っておくのか?
ここを最初に明確化して下さい。

◯日後に◯◯という目的で使うから取っておくのか、
こういう事態が起こったら必要になるから取っておくのか?

必要ないと感じられたなら捨ててもいいですし、
万が一に備えて取っておくなら、
「万が一」ファイルを作って、そこに収納しておく。

 

2.カテゴリ分けして収納しておく

カテゴリ分けのやり方は2パターンあって、
下記のように分けて収納しておきます。

パターン1

  • 確定申告に必要な書類
  • 家計簿に使う領収書
  • 困ったときにだけ使う取り扱い説明書と契約書

パターン2

  • すぐに使うもの(現在)
  • 明日や一週間後など近いうちに使う書類(利用予定)
  • 既に終わったけれどまた必要になるもの(終了)

 

ここに入らないものは捨てるか、
上記で挙げた「万が一」という
カテゴリに収納しておきます。

で、使い終わったもの、もう必要ないものは
容赦なくガンガン捨てていくこと。
習慣にしてしまえば、常に片付いた状態になりますよ。

 

3.見出しを付けてシンプルに整理しておく

カテゴリ分けの仕方を決めたら、
フラットファイルやチューブファイル等に
ファイリングします。

その際、見出しラベルを付けておくか、
マジックで書いておきます。

 

あるいは、大きな封筒に
まとめておくのも良いでしょう。

書類が多いなら棚をカテゴリの数だけ用意したり、
仕切りを利用する、箱とラベルを使うなど
やりようは色々とありますよね。

 

ポイントは、書類を立てておくこと。

書類整理が下手な人というのは、
書類を寝かせて、上に積み上げていく
傾向があります。

そんなことをしたら、
下にあるものを取り出すのが面倒ですよね。
無理に取り出そうとすると崩れたり。

立てておけばすぐに取り出せますし、
ファイルがどれだけ増えても問題ありません。

 

このように整理しておけば、
乱雑に積み上げられる書類から解放されます。

一箇所にまとめられるので、
必要になったらすぐに見つけ出せますし、
すぐに取り出せます。

そして何より、
効率が上がるし、見た目もスッキリしますよ。

 

で、「この書類が欲しい」と思ったら
「あ、これだ」ってわずか10秒で
見つけられるようになる。

「あれ、どこに置いたっけ?」
なんて二度と言いたくないなら、
今日ご紹介した方法を使ってください。

「書類を探す」という
無駄な工程を省略することができて、
相当の時間を節約できるはずです。

 

あなたもぜひ、
今日から実践してみてください。

小菅でした。

 

こういった部分で
時間を生み出せるようになれば、
目標達成の行動に使える時間も増えますよね。

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